Regulamin GlowSlot dla Salonów

Ten regulamin określa zasady, na jakich salony beauty i inni usługodawcy korzystają z GlowSlot, aby prezentować swoje usługi, przyjmować rezerwacje i zarządzać grafikiem. Jest to regulamin w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2019/1150 w sprawie propagowania sprawiedliwości i przejrzystości dla użytkowników biznesowych usług pośrednictwa internetowego („rozporządzenie P2B”).

§ 1. Pojęcia

1. GlowSlot, Usługodawca – MASOFT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Bułgarska 59A/265, 60-381 Poznań, NIP 7792558536, REGON 526090042, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001052495, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS, kapitał zakładowy 5 000,00 zł.
2. Serwis – serwis glowslot.pl, aplikacja internetowa app.glowslot.pl oraz aplikacje mobilne GlowSlot (iOS, Android).
3. Salon – przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka lub inna jednostka), który świadczy usługi beauty, wellness lub pokrewne i korzysta z Serwisu w związku ze swoją działalnością.
4. Właściciel – osoba, która w imieniu Salonu zakłada Konto Salonu i nim zarządza (rola „właściciel” w Serwisie).
5. Konto Salonu – konto w Serwisie z dostępem do panelu zarządzania Salonem.
6. Pracownik – osoba wykonująca usługi w Salonie, którą Salon dodał do Serwisu lub zaprosił do Serwisu (z własnym kontem lub bez niego).
7. Klient – użytkownik Serwisu, który rezerwuje usługi Salonu.
8. Gość – klient Salonu bez konta w Serwisie, którego dane Salon sam wprowadził do Serwisu (np. przy rezerwacji telefonicznej lub na miejscu).
9. Baza Klientów – zbiór danych klientów Salonu (w tym Gości) prowadzony przez Salon w Serwisie, wraz z historią wizyt i notatkami Salonu.
10. Okienko promocyjne – wolny termin w grafiku, który Salon oferuje w Serwisie w obniżonej cenie.
11. Regulamin dla Klientów – regulamin dostępny pod adresem glowslot.pl/regulamin.

§ 2. Kontakt

1. Kontakt w sprawach Konta Salonu, współpracy i reklamacji: hello@glowslot.pl.
2. Kontakt w sprawach danych osobowych: hello@glowslot.pl.
3. Punkt kontaktowy w rozumieniu art. 11 i 12 rozporządzenia (UE) 2022/2065 („DSA”): hello@glowslot.pl (język polski i angielski).

§ 3. Kto może korzystać z Serwisu jako Salon

1. Konto Salonu może założyć wyłącznie przedsiębiorca prowadzący działalność na terytorium Polski, w imieniu którego działa osoba należycie umocowana.
2. Zakładając Konto Salonu, Właściciel oświadcza, że jest uprawniony do reprezentowania Salonu i akceptuje Regulamin w jego imieniu. Akceptacja Regulaminu jest warunkiem korzystania z Serwisu i jest rejestrowana wraz z numerem wersji dokumentu.
3. Możemy poprosić o dane identyfikujące Salon (np. NIP, nazwa firmy, adres) oraz o dokumenty potwierdzające umocowanie lub uprawnienia do wykonywania usług. Możemy odmówić aktywowania profilu Salonu, który nie przedstawi wymaganych informacji, informując o przyczynie.
4. Umowa o korzystanie z Serwisu zostaje zawarta z chwilą założenia Konta Salonu, na czas nieokreślony.

§ 4. Zakres usług

1. W ramach Serwisu Salon może w szczególności:
   1. prowadzić publiczny profil (nazwa, adres, lokalizacja, opis, zdjęcia, godziny otwarcia, zasady odwoływania wizyt);
   2. publikować usługi, ceny i czas trwania zabiegów;
   3. zarządzać Pracownikami, ich grafikami pracy i nieobecnościami, w tym zapraszać Pracowników do Serwisu;
   4. przyjmować rezerwacje Klientów i dodawać rezerwacje ręcznie (np. telefoniczne, na miejscu), także dla Gości;
   5. oferować Okienka promocyjne i inne promocje;
   6. prowadzić Bazę Klientów;
   7. otrzymywać powiadomienia o rezerwacjach, zmianach i Opiniach;
   8. odpowiadać na Opinie i zgłaszać Opinie do moderacji;
   9. udostępniać grafik w zewnętrznych kalendarzach (np. przez link iCal).
2. Wymagania techniczne są takie same jak w § 4 Regulaminu dla Klientów.
3. Możemy rozwijać i zmieniać funkcje Serwisu. Zmiana, która ogranicza lub usuwa funkcję istotną dla Salonu, wymaga zmiany Regulaminu zgodnie z § 17.

§ 5. Opłaty

1. Korzystanie z Serwisu przez Salon jest obecnie bezpłatne. O wprowadzeniu opłat poinformujemy Salon e-mailem z co najmniej 15-dniowym wyprzedzeniem; Salon, który nie akceptuje opłat, może przed ich wprowadzeniem wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym.
2. Jeśli wprowadzimy opłaty, poinformujemy o tym co najmniej 15 dni przed ich wprowadzeniem, zgodnie z § 17. Salon, który nie zaakceptuje opłat, może rozwiązać umowę przed ich wejściem w życie bez dodatkowych kosztów.
3. Płatności i zadatki online od Klientów nie są obecnie dostępne. Klient płaci Salonowi bezpośrednio, według zasad Salonu.

§ 6. Obowiązki Salonu

1. Salon zobowiązuje się:
   1. podawać prawdziwe, aktualne i kompletne informacje o sobie, usługach, cenach i zasadach odwoływania wizyt;
   2. podawać ceny brutto (z podatkiem VAT, jeśli dotyczy), w złotych;
   3. przy każdej obniżce ceny (w tym w Okienkach promocyjnych) przestrzegać przepisów o informowaniu o cenach, w szczególności podawać – obok obniżonej ceny – najniższą cenę z 30 dni przed obniżką, jeśli przepisy tego wymagają, oraz nie zawyżać ceny „przed obniżką”;
   4. realizować przyjęte rezerwacje i utrzymywać aktualny grafik, tak aby Klienci nie rezerwowali terminów, których Salon nie może obsłużyć;
   5. odwoływać wizyty wyłącznie z ważnych przyczyn i niezwłocznie, przez Serwis, aby Klient otrzymał powiadomienie;
   6. wykonywać usługi zgodnie z prawem, z należytą starannością, przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach, z zachowaniem zasad higieny i bezpieczeństwa;
   7. samodzielnie rozpatrywać reklamacje Klientów dotyczące usług Salonu;
   8. publikować tylko treści (zdjęcia, opisy, logo), do których ma prawa, i które nie naruszają praw osób trzecich;
   9. nie wykorzystywać danych Klientów otrzymanych przez Serwis w celach innych niż realizacja i obsługa wizyt, chyba że ma do tego samodzielną podstawę prawną (np. dowodzoną zgodę Klienta);
   10. dbać o bezpieczeństwo dostępu do Konta Salonu i kont Pracowników.
2. Salon odpowiada za działania i zaniechania swoich Pracowników i innych osób, którym udostępnił dostęp do Konta Salonu, jak za własne.
3. Salon jest stroną umowy o wykonanie usługi z Klientem. GlowSlot nie jest stroną tej umowy i nie odpowiada za jej wykonanie.

§ 7. Rezerwacje i Okienka promocyjne

1. Rezerwacje Klientów są potwierdzane automatycznie w wolnych terminach wynikających z grafiku Salonu i Pracowników.
2. Salon ustala, do ilu godzin przed wizytą Klient może sam ją odwołać w Serwisie. Informacja jest widoczna dla Klienta przed rezerwacją.
3. Salon może oznaczyć wizytę jako zakończoną lub nieodbytą. Wizyty niezakwalifikowane przez Salon są automatycznie oznaczane jako zakończone po planowanym czasie ich zakończenia – to umożliwia Klientowi wystawienie Opinii (§ 10).
4. Wysokość rabatu w Okienku promocyjnym i jego warunki określa Salon. Salon odpowiada za to, aby promocja była zgodna z prawem i nie wprowadzała Klientów w błąd.

§ 8. Dane osobowe – kto za co odpowiada

1. GlowSlot jest administratorem danych osobowych Klientów w zakresie prowadzenia ich kont, obsługi rezerwacji w Serwisie, powiadomień, Opinii i bezpieczeństwa Serwisu, a także danych Właściciela i Pracowników w zakresie prowadzenia ich kont. Zasady opisuje Polityka prywatności.
2. Salon jest odrębnym administratorem danych Klientów, które otrzymuje w związku z rezerwacją (np. imię, nazwisko, telefon, e-mail, termin i usługa) – w celu wykonania usługi i kontaktu w sprawie wizyty. Salon samodzielnie realizuje obowiązki administratora, w tym obowiązek informacyjny wobec swoich klientów.
3. W zakresie Bazy Klientów (w szczególności dane Gości wprowadzone przez Salon, notatki Salonu o wizytach, historia wizyt w Salonie) administratorem jest Salon, a GlowSlot przetwarza te dane w imieniu Salonu jako podmiot przetwarzający. Zasady powierzenia określa Załącznik nr 1 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, którą strony zawierają z chwilą akceptacji Regulaminu.
4. Salon oświadcza, że ma podstawę prawną do wprowadzenia danych Gości do Serwisu i poinformował Gości o przetwarzaniu ich danych (art. 13 RODO), w tym o korzystaniu z Serwisu jako narzędzia.
5. Salon nie wprowadza do notatek danych szczególnych kategorii (np. o stanie zdrowia, alergiach, przeciwwskazaniach), chyba że jest to niezbędne do bezpiecznego wykonania usługi i Salon ma do tego podstawę prawną. Notatki powinny być rzeczowe i ograniczone do niezbędnego minimum.
6. Dane Klienta jednego Salonu nie są udostępniane innym Salonom. Jeśli Klient usunie konto w Serwisie, jego dane kontaktowe w Bazie Klientów Salonu są anonimizowane (historia wizyt zostaje zachowana w formie zanonimizowanej, na potrzeby statystyk Salonu).

§ 9. Zgody marketingowe Klientów

1. Zgody marketingowe Klientów (e-mail, SMS, push) zbiera i obsługuje GlowSlot – są udzielane przez Klientów osobiście w Serwisie i dotyczą komunikacji od GlowSlot.
2. Salon nie może oznaczać zgód marketingowych w imieniu Klienta lub Gościa, ani wprowadzać do Serwisu informacji o zgodzie, której Klient nie udzielił osobiście i której Salon nie potrafi udowodnić.
3. Dane Klientów otrzymane przez Serwis Salon może wykorzystać do kontaktu w sprawie wizyty. Do wysyłania własnych informacji handlowych (np. newslettera Salonu) Salon potrzebuje własnej, uprzedniej i udokumentowanej zgody Klienta na dany kanał komunikacji (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej) i odpowiada za jej uzyskanie.

§ 10. Opinie

1. Opinie mogą wystawiać wyłącznie Klienci, których wizyta w Salonie została zarezerwowana przez ich konto lub przypisana do niego przez Salon i ma status „zakończona” – w ciągu 30 dni od wizyty, jedna Opinia do jednej wizyty.
2. Opinie są publikowane bez wcześniejszej akceptacji Salonu. Salon nie może usuwać ani edytować Opinii. Salon może publicznie odpowiedzieć na Opinię oraz zgłosić Opinię, która jego zdaniem narusza prawo lub Regulamin dla Klientów – ocenimy zgłoszenie zgodnie z § 9 Regulaminu dla Klientów.
3. Zabronione jest:
   1. wystawianie Opinii o własnym Salonie lub konkurencji, samodzielnie lub przez inne osoby;
   2. oferowanie Klientom korzyści (rabatów, prezentów) w zamian za pozytywne Opinie lub za usunięcie negatywnych;
   3. tworzenie fikcyjnych rezerwacji w celu umożliwienia wystawienia Opinii.
4. Naruszenie ust. 3 może skutkować ukryciem Opinii, zawieszeniem lub zakończeniem współpracy (§ 13).

§ 11. Kolejność wyświetlania Salonów (ranking)

1. Zgodnie z art. 5 rozporządzenia P2B informujemy o głównych parametrach decydujących o kolejności wyświetlania Salonów w wynikach wyszukiwania:
   1. odległość od lokalizacji wskazanej przez Klienta lub lokalizacji jego urządzenia – domyślnie przy wyszukiwaniu „w pobliżu” Salony wyświetlamy od najbliższego; Klient może też ograniczyć wyniki do wybranego promienia;
   2. bez wskazanej lokalizacji – data dołączenia Salonu do Serwisu (od najnowszych);
   3. kryteria wybrane przez Klienta: średnia ocena (Salony bez Opinii na końcu, przy równej ocenie decyduje liczba Opinii), nazwa (alfabetycznie), data dołączenia;
   4. filtry i wyszukiwanie wybrane przez Klienta (miasto, wyszukiwana fraza, minimalna ocena, promień od lokalizacji, „wyróżnione”).
2. Możemy oznaczać wybrane Salony jako „wyróżnione”. Wyróżnienie nadaje GlowSlot według własnej oceny redakcyjnej (np. kompletność profilu, jakość zdjęć, nowe Salony w Serwisie). Wyróżnienie jest bezpłatne – Salon nie może go kupić ani w inny sposób wpłynąć na nie opłatą.
3. Obecnie Salon nie może wpłynąć na swoją pozycję w wynikach w zamian za opłatę. Jeśli wprowadzimy taką możliwość, opiszemy ją w Regulaminie, w tym wpływ opłaty na ranking.
4. Traktujemy wszystkie Salony na tych samych zasadach. GlowSlot nie prowadzi własnych salonów konkurujących z Salonami w Serwisie.

§ 12. Treści Salonu i licencja

1. Salon zachowuje prawa do treści, które publikuje w Serwisie (zdjęcia, logo, opisy).
2. Salon udziela GlowSlot niewyłącznej, bezpłatnej licencji, nieograniczonej terytorialnie, na korzystanie z tych treści przez czas trwania umowy (oraz przez czas niezbędny do usunięcia ich z kopii i materiałów już opublikowanych): na ich przechowywanie, zwielokrotnianie, publikowanie w Serwisie oraz w materiałach promujących Serwis i Salon (np. w mediach społecznościowych GlowSlot), z prawem do dostosowania formatu (np. kadrowania, zmiany rozdzielczości).
3. Salon oświadcza, że osoby widoczne na zdjęciach zgodziły się na rozpowszechnianie ich wizerunku.

§ 13. Ograniczenie, zawieszenie i zakończenie współpracy

1. Salon może w każdej chwili rozwiązać umowę, usuwając Konto Salonu lub wysyłając nam wiadomość e-mail. Wcześniej warto odwołać zaplanowane wizyty Klientów i poinformować ich o tym.
2. Możemy rozwiązać umowę z Salonem z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, przekazując Salonowi uzasadnienie na trwałym nośniku (np. e-mailem) – zgodnie z art. 4 ust. 1 rozporządzenia P2B.
3. Możemy ograniczyć widoczność profilu, zawiesić lub zakończyć świadczenie usług bez okresu wypowiedzenia, gdy:
   1. obowiązują nas przepisy lub decyzja organu, które tego wymagają;
   2. Salon wielokrotnie naruszył Regulamin;
   3. Salon dopuścił się poważnego naruszenia, w szczególności: publikuje treści bezprawne, wprowadza Klientów w błąd co do cen lub usług, manipuluje Opiniami, nie realizuje rezerwacji w sposób powtarzający się, naraża bezpieczeństwo Klientów lub Serwisu.
4. O każdej decyzji o ograniczeniu, zawieszeniu lub zakończeniu współpracy poinformujemy Salon z uzasadnieniem najpóźniej w chwili, gdy staje się skuteczna (a przy wypowiedzeniu – z wyprzedzeniem). Salon może odnieść się do decyzji w ramach procedury skarg (§ 14). Jeśli zawieszenie okaże się niezasadne, niezwłocznie przywrócimy profil.
5. Po zakończeniu umowy profil Salonu przestaje być widoczny. Dane z Bazy Klientów usuwamy zgodnie z Załącznikiem nr 1 – Salon może wcześniej poprosić o ich eksport.

§ 14. Skargi i reklamacje Salonów

1. Salon może złożyć skargę lub reklamację dotyczącą Serwisu, w tym dotyczącą: problemów technicznych, decyzji o ograniczeniu, zawieszeniu lub zakończeniu współpracy, moderacji treści lub Opinii, rankingu – e-mailem na hello@glowslot.pl.
2. Rozpatrujemy skargi bezpłatnie, z należytą starannością, w rozsądnym terminie, nie dłuższym niż 14 dni od otrzymania. Odpowiedź przekazujemy e-mailem, w sposób jasny i jednoznaczny.
3. GlowSlot jest małym przedsiębiorstwem w rozumieniu załącznika do zalecenia Komisji 2003/361/WE, dlatego zgodnie z art. 12 ust. 7 rozporządzenia P2B nie wskazuje mediatorów. Strony mogą jednak za obopólną zgodą skierować spór do mediacji przed wybranym przez siebie mediatorem.
4. Skorzystanie z procedury skarg lub mediacji nie ogranicza prawa Salonu do dochodzenia roszczeń przed sądem.

§ 15. Dostęp do danych

1. Zgodnie z art. 9 rozporządzenia P2B informujemy:
   1. Salon ma dostęp w Serwisie do danych dotyczących swoich rezerwacji, Bazy Klientów, Pracowników, usług, promocji i Opinii;
   2. GlowSlot ma dostęp do danych przekazywanych przez Salony i Klientów w zakresie niezbędnym do świadczenia, rozwoju i zabezpieczenia Serwisu; dane o rezerwacjach możemy wykorzystywać w formie zagregowanej i anonimowej do statystyk i ulepszania Serwisu;
   3. nie udostępniamy danych jednego Salonu innym Salonom;
   4. po zakończeniu umowy Salon traci dostęp do danych w Serwisie; na prośbę złożoną przed zakończeniem umowy przekażemy eksport danych Bazy Klientów w popularnym formacie.

§ 16. Odpowiedzialność

1. Dokładamy starań, aby Serwis działał nieprzerwanie, ale nie gwarantujemy jego stałej dostępności. Planowane prace techniczne staramy się zapowiadać z wyprzedzeniem.
2. Nie odpowiadamy za: wykonanie usług przez Salon, treści publikowane przez Salon i Klientów, niestawienie się Klienta na wizytę, decyzje Klientów, a także za szkody wynikające z udostępnienia przez Salon danych dostępowych osobom trzecim.
3. W relacjach z Salonem nasza odpowiedzialność ogranicza się do szkody rzeczywistej i jest wyłączona w zakresie utraconych korzyści, z wyjątkiem szkody wyrządzonej umyślnie. Łączna odpowiedzialność GlowSlot wobec Salonu jest ograniczona do wysokości opłat zapłaconych przez Salon w ciągu 12 miesięcy przed zdarzeniem wywołującym szkodę, a w okresie bezpłatnego korzystania z Serwisu – do kwoty 500 zł; ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
4. Ograniczenia z ust. 3 nie dotyczą Salonu, który jest osobą fizyczną zawierającą umowę bezpośrednio związaną z działalnością gospodarczą, gdy umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego) – takiemu Salonowi przysługują w zakresie wynikającym z przepisów uprawnienia konsumenta, w tym prawo odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni (zgodnie z § 13 Regulaminu dla Klientów).

§ 17. Zmiany Regulaminu

1. Możemy zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany przepisów prawa, decyzji organów, wprowadzenia nowych funkcji lub opłat, zmiany sposobu działania Serwisu, względów bezpieczeństwa.
2. O proponowanych zmianach informujemy Salon e-mailem i w aplikacji co najmniej 15 dni przed ich wejściem w życie (art. 3 ust. 2 rozporządzenia P2B). Jeśli zmiana wymaga od Salonu istotnych dostosowań technicznych lub handlowych, termin będzie odpowiednio dłuższy.
3. Salon, który nie akceptuje zmian, może rozwiązać umowę ze skutkiem przed ich wejściem w życie. Wprowadzenie nowych treści do Serwisu (np. nowej oferty) w okresie wypowiedzenia oznacza akceptację zmian, chyba że Salon jednoznacznie oświadczy inaczej.
4. Termin wyprzedzenia nie obowiązuje, gdy zmiana wynika z obowiązku prawnego wymagającego szybszego działania lub jest konieczna, aby przeciwdziałać nieprzewidzianemu i bezpośredniemu zagrożeniu dla Serwisu, Klientów lub Salonów (np. oszustwom, złośliwemu oprogramowaniu).

§ 18. Postanowienia końcowe

1. Regulamin jest dostępny pod adresem glowslot.pl/regulamin-dla-salonow, także przed zawarciem umowy, w formie umożliwiającej jego pobranie, zapisanie i wydrukowanie.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
3. Spory z Salonami rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem § 16 ust. 4 i bezwzględnie obowiązujących przepisów.
4. Załącznik nr 1 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych – jest częścią Regulaminu.

Załącznik nr 1. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Umowa zawarta z chwilą akceptacji Regulaminu dla Salonów między Salonem jako administratorem („Administrator”) a MASOFT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jako podmiotem przetwarzającym („Procesor”), na podstawie art. 28 ust. 3 RODO.

1. Przedmiot i czas trwania

1. Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu określonym w pkt 2, a Procesor zobowiązuje się przetwarzać je zgodnie z prawem i tą umową.
2. Umowa obowiązuje przez czas korzystania przez Salon z Serwisu i wygasa wraz z rozwiązaniem umowy o korzystanie z Serwisu, z zastrzeżeniem obowiązków z pkt 9.

2. Charakter, cel, rodzaj danych i kategorie osób

1. Charakter przetwarzania: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, porządkowanie, wyszukiwanie, przeglądanie, modyfikowanie, udostępnianie Administratorowi i jego Pracownikom, anonimizowanie i usuwanie – w systemie informatycznym Serwisu.
2. Cel przetwarzania: umożliwienie Administratorowi prowadzenia Bazy Klientów, ręcznego dodawania i obsługi rezerwacji, wyszukiwania klientów, prowadzenia historii wizyt i notatek oraz (jeśli Administrator z tego skorzysta) wysyłania klientom powiadomień o wizytach.
3. Kategorie osób: klienci Administratora, w tym Goście (osoby bez konta w Serwisie), których dane wprowadza Administrator lub jego Pracownicy.
4. Rodzaj danych: imię i nazwisko lub nazwa, numer telefonu, adres e-mail, historia wizyt (daty, usługi, Pracownik, cena, status), notatki Administratora do wizyt.
5. Powierzenie nie obejmuje danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO). Jeśli Administrator wprowadzi takie dane (np. informacje o alergiach) do notatek, robi to na własną odpowiedzialność i potwierdza, że ma do tego podstawę prawną; Procesor zabezpiecza je tak jak pozostałe dane.

3. Obowiązki Procesora

Procesor:

1. przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora – poleceniem jest ta umowa, Regulamin dla Salonów oraz działania Administratora w Serwisie (np. dodanie, edycja, usunięcie danych); dotyczy to także przekazywania danych do państwa trzeciego, chyba że obowiązek przetwarzania nakłada na Procesora prawo UE lub polskie – wtedy Procesor informuje o tym Administratora przed rozpoczęciem przetwarzania, jeśli prawo nie zabrania takiej informacji;
2. niezwłocznie informuje Administratora, jeśli jego zdaniem polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych;
3. zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności lub podlegają ustawowemu obowiązkowi poufności;
4. stosuje środki techniczne i organizacyjne wymagane przez art. 32 RODO, w szczególności: szyfrowanie transmisji (TLS), kontrolę dostępu opartą na rolach (dane Salonu dostępne tylko dla Administratora i upoważnionych przez niego Pracowników), logiczną separację danych poszczególnych Salonów, haszowanie haseł, ograniczenie dostępu administracyjnego do upoważnionych osób z uwierzytelnianiem kluczem, zaporę sieciową, regularne aktualizacje oprogramowania;
5. przestrzega warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego (pkt 4);
6. pomaga Administratorowi – przez odpowiednie funkcje Serwisu i na prośbę Administratora – wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw); jeśli osoba zwróci się z żądaniem bezpośrednio do Procesora, Procesor przekaże je Administratorowi bez zbędnej zwłoki;
7. pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków, uprzednie konsultacje), uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje;
8. udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji (pkt 7).

4. Dalsze powierzenie (podprocesorzy)

1. Administrator udziela Procesorowi ogólnej zgody na korzystanie z usług innych podmiotów przetwarzających. Aktualna lista podprocesorów znajduje się w pkt 10.
2. O zamiarze dodania lub zastąpienia podprocesora Procesor informuje Administratora e-mailem lub w Serwisie co najmniej 14 dni wcześniej. Administrator może w tym czasie zgłosić uzasadniony sprzeciw; jeśli strony nie dojdą do porozumienia, Administrator może rozwiązać umowę o korzystanie z Serwisu ze skutkiem natychmiastowym.
3. Procesor nakłada na podprocesorów te same obowiązki ochrony danych, co w tej umowie, w szczególności obowiązek wdrożenia odpowiednich środków bezpieczeństwa. Procesor odpowiada wobec Administratora za wypełnienie obowiązków przez podprocesora.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Dane z Bazy Klientów przechowywane są na serwerach w Niemczech (UE). Jeśli podprocesor przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odbywa się to wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (np. EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.

6. Naruszenia ochrony danych

1. Procesor zgłasza Administratorowi stwierdzone naruszenie ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, e-mailem na adres Konta Salonu.
2. Zgłoszenie zawiera, w miarę dostępności informacji: opis charakteru naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób i rekordów, prawdopodobne konsekwencje, zastosowane lub proponowane środki zaradcze oraz dane kontaktowe osoby udzielającej informacji. Informacje niedostępne w chwili zgłoszenia Procesor przekazuje sukcesywnie.
3. Zgłoszenie naruszenia organowi nadzorczemu i zawiadomienie osób, których dane dotyczą, należą do Administratora.

7. Audyty

1. Administrator może kontrolować zgodność przetwarzania z umową, w pierwszej kolejności przez zadanie pytań na piśmie i żądanie dokumentacji – Procesor odpowiada w ciągu 14 dni.
2. Jeśli odpowiedzi są niewystarczające, Administrator może przeprowadzić audyt (samodzielnie lub przez niezależnego audytora zobowiązanego do poufności) po uprzedzeniu Procesora co najmniej 14 dni wcześniej, w godzinach pracy, nie częściej niż raz w roku (chyba że doszło do naruszenia ochrony danych lub audytu wymaga organ nadzorczy), bez zakłócania pracy Procesora i bez dostępu do danych innych Salonów. Każda strona ponosi własne koszty audytu.

8. Obowiązki Administratora

Administrator:

1. odpowiada za istnienie podstawy prawnej przetwarzania danych wprowadzanych do Serwisu i za wykonanie obowiązku informacyjnego wobec swoich klientów;
2. wprowadza tylko dane niezbędne do celu z pkt 2.2 i dba o ich prawidłowość;
3. nie oznacza zgód marketingowych w imieniu klientów (§ 9 Regulaminu dla Salonów);
4. zapewnia, że dostęp do Bazy Klientów mają tylko upoważnieni Pracownicy, i niezwłocznie odbiera dostęp osobom, które przestały współpracować z Salonem.

9. Zakończenie przetwarzania

1. Po rozwiązaniu umowy Procesor, zależnie od decyzji Administratora, usuwa dane z Bazy Klientów albo zwraca je Administratorowi (eksport) i usuwa, w terminie do 30 dni, chyba że prawo UE lub polskie nakazuje ich dalsze przechowywanie.
2. Brak decyzji Administratora w ciągu 30 dni od rozwiązania umowy oznacza polecenie usunięcia danych.
3. Kopie zapasowe, jeśli są tworzone, są nadpisywane w normalnym cyklu, nie później niż 30 dni; do tego czasu dane w kopiach są zabezpieczone i nie są aktywnie przetwarzane.

10. Lista podprocesorów

11. Postanowienia końcowe

1. Odpowiedzialność stron za szkody wyrządzone osobom, których dane dotyczą, określa art. 82 RODO. W pozostałym zakresie stosuje się postanowienia Regulaminu dla Salonów o odpowiedzialności.
2. W razie sprzeczności między tą umową a Regulaminem dla Salonów w zakresie ochrony danych osobowych pierwszeństwo ma ta umowa.